Los Formatos Personalizados como su nombre lo indica, permite establecer formatos de acuerdo a nuestras necesidades.
Por ejemplo si trabajamos la siguiente tabla:
Si deseamos que al digitar la cantidad, siempre veamos la unidad que en este caso podría ser kilogramos Kg. Podriamos darle un formato personalizado así:
1. Seleccionar el rango de celdas que contiene las cantidades
2. Clic derecho sobre el rango y escoger la opcion formato de Celdas (ctrl. + F1)
3. Seleccionar la pestaña número
4. Escoger categoría personalizada y formato #.##0,00
5. Ubicarse en Tipo y digitar después de #.##0,00 “ Kg”
6. Aceptar
La tabla quedaría así:
· CREAR LISTAS PERSONALIZADAS
Excel Permite crear listas personalizadas. Dentro de las listas personalizadas que Excel trae incluidas están las de meses y dias de la semana. Esto lo ve si digita Lunes o Enero en alguna celda y luego arrastra el contenido hacia abajo. La lista se completará automáticamente con los demás meses o dias según el caso. Si usted trabaja frecuentemente con un mismo listado puede crearlo como lista personalizada, asi:
Ejm: Siempre trabajamos con la siguiente lista de elementos.
La idea es crear la lista personalizada con estos elementos para no tener que digitarla siempre.
1.clic sobre el boton de office en la parte superior izquierda de la pantalla
2.Seleccione Opciones de Excel
3.Estando en mas frecuentes, seleccionar el botón Modificar Listas Personalizadas
4.Seleccione Nueva Lista y Entrada de Lista digite los elementos de la lista
presionando enter después de cada elemento.
5.Haga clic en agregar y cierre la ventana
6.Clic en aceptar
Para comprobar que las lista funciona correctamente, ubiquese en cualquier celda, digite el primer elemento de la lista y luego arrastre hacia abajo y notará que la lista se completa automáticamente.
· VALIDACION DE DATOS
La validación de Datos nos permite restringir los valores que se digitan en alguna celda en Excel. Por ejemplo si tenemos
Si deseamos podemos restringir las celdas que tienen las notas, con el fin de que no se digiten valores superiores a 5.0.
Pasos:
1.Seleccionar todas las celdas que tienen las notas.
2.Ir al menú datos y seleccionar la opción validación de datos.
3.Ubicarse en la pestaña configurar y en permitir seleccionar el tipo de dato. En
este caso debemos seleccionar un tipo de numero decimal. Ecoger valor mínimo de 1 y máximo de 5.
4.Aceptar
Si trata de digitar un 7 en las celdas validadas se desplegará un mensaje de error diciéndole que el valor no es permitido.
Ese mensaje de error se puede modificar de la siguiente manera.
1.Seleccionar todas las celdas que tienen las notas.
2.Ir al menú datos y seleccionar la opcion validación de datos.
3.Ubicarse en la pestaña mensaje de error y escoger el estilo de mensaje (limite).
4.Colocar un titulo para el mensaje
5.En entrada de mensaje colo que el texto que desea que se despliegue.
6.Aceptar.
Tambien podemos programar un mensaje de entrada para que cuando nos ubiquemos en las celdas en donde vamos a digitar lsa notas nos salga un mensaje informativo.
Cuando digite el valor errado (7 en este caso) se desplegara el mensaje de error que usted programó.
· VALIDANDO DE UNA LISTA EXISTENTE
En ocasiones queremos restringir los datos que se introducen en una celda de Excel, de manera que la información que se colocará en la celda, sea seleccionada de una lista existente.
Ejemplo:
Supongamos que una compañía x, tiene sede en las siguientes ciudades de la costa: Barranquilla, Santa Marta, Cartagena, Riohacha y Valledupar.
Si tenemos el siguiente cuadro a partir de la celda A1 de un archivo de Excel:
La idea es que en las celdas de la columna A (A2 a A5), solo se puedan colocar los nombre de las ciudades en las que la compañía tiene sucursales. Para tal fin nos ubicamos en celdas por fuera de las que conformaran el cuadro, puede ser en H1 y desde esta celda hacia abajo, escribimos los nombres de las ciudades, es decir: Barranquilla, Santa Marta, Cartagena, Riohacha y Valledupar.
Para lograr la validación, debemos realizar los siguientes pasos:
1.Seleccionar las celdas en las que vamos a colocar la restricción o validación.
(para este caso de la celda A2 hasta la celda A5)
2.Ir al menú datos y escoger la opción validación.
3.En la primera pestaña (configuración) dar clic en la parte donde dice permitir y
escoger la opción lista.
4.Posteriormente hay que seleccionar el origen de la lista, es decir cual es la
lista o donde esta la lista que contiene los valores que se podrán colocar en esta
celda. Para el ejemplo habíamos escrito nuestra lista desde H1 hasta H5. Para
seleccionarlas simplemente damos clic sostenido sobre H1 y arrastramos hasta H5.
5.Finalmente damos clic en aceptar
Cuando nos ubiquemos en cualquiera de las celdas en las que colocamos la restricción, notaremos que nos aparece en la parte derecha de la celda una pequeña flecha, en la cual debemos dar para que nos permita seleccionar cualquiera de las ciudades de la lista.
FUNCION SI
La Función SI nos permite ejecutar una de dos posibles acciones, dependiendo del resultado de evaluar una prueba lógica
Sintaxis General: =SI(PL;Rverdadero;Rfalso)
Donde PL es la prueba lógica que debemos evaluar, Rverdadero es la opción que se ejecutaría cuando el resultado de evaluar la prueba lógica sea verdadero y Rfalso es la opcion que se ejecutaría cuando el resultado de evaluar la prueba lógica sea falso.
Nota: Cuando en las evaluaciones o en las acciones a realizar se deba incluir texto, este debe ir siempre entre comillas dobles. " "
Ejemplo:
Se desea que Excel envíe un mensaje que nos diga si un estudiante será becado o no. La institución decide que solo se becará a los estudiantes con notas superiores a 4,5
Teniendo el siguiente cuadro haremos la solución al problema
Ejemplo 2
Se desea realizar un descuento del 40% sobre el valor de la matrícula a los estudiantes cuya nota fue al menos de 4.8, los estudiantes que no cumplan con esta condición no tendrán descuento sobre la matrícula.
Trabajaremos con la siguiente tabla:
.VALIDANDO CON LISTAS (RANGO DE DATOS) Y SI ANIDADOS
En el siguiente ejemplo haremos validación de datos utilizando validación de datos con lista proveniente de un rango de datos y con la utilización de la función SI anidados.
Realizaremos un cuadro donde se deben digitar en una columna los departamentos y en la columna siguiente la ciudad.
Para la columna de departamentos solo debe aceptar las opciones Atlántico y Bolívar, las cuales provienen del rango de datos que se le dio el nombre de departamentos.
Para la columna de ciudad, esta variará de la siguiente manera: Si en departamento se seleccionó la opción Atlántico, solo aceptará las opciones Barranquilla o Soledad las cuales se desplegaran de una lista. Si en departamento se seleccionó la opción Bolívar, solo aceptará las opciones Cartagena o Turbaco las cuales se desplegaran de una lista.
Debe tenerse en cuenta que previamente se debieron asignar los nombres de los rangos como se hizo en el ejercicio anterior.